Leasing odgrywa ogromną rolę w dzisiejszej gospodarce, umożliwiając przedsiębiorstwom dostęp do niezbędnych zasobów bez konieczności angażowania dużego kapitału. Razem z rosnącą liczbą umów leasingowych, pojawia się jednak coraz więcej wyzwań związanych z należnościami wobec firm leasingowych. Niewypłacalność klientów, opóźnienia w płatnościach i złożoność procesów windykacyjnych to dla nich coraz większe wyzwanie. Te problemy nie tylko wpływają na bieżącą działalność operacyjną, ale oddziałują negatywnie na wyniki finansowe i możliwości rozwoju. Utrzymanie wewnętrznych działów windykacji kosztuje, a przy rosnącej liczbie spraw, które w przypadku leasingu są bardzo różnorodne i nieraz wymagają indywidualnego podejścia, coraz więcej firm decyduje się na powierzenie części procesu zewnętrznym dostawcom. Jak w takiej sytuacji prowadzić zarządzanie wierzytelnościami w sposób zintegrowany i bardziej efektywny?

Wyzwania w zarządzaniu wierzytelnościami leasingowymi

Procesy windykacyjne są często skomplikowane i czasochłonne. Firmy leasingowe muszą radzić sobie z wieloma aspektami operacyjnymi i prawnymi, co wymaga zaangażowania wielu specjalistów oraz ciągłego monitorowania spraw. Co istotne wyzwaniem jest też współpraca z wieloma podmiotami zewnętrznymi i konieczność przepływu informacji między nimi. Zdarza się, że w takich przypadkach część wiedzy zostaje u poszczególnych podmiotów, co wpływa na skuteczność całego procesu.

Jednym z głównych wyzwań jest różnorodność spraw leasingowych. Firmy leasingowe mają w swojej ofercie wiele przedmiotów, od pojazdów i maszyn, przez jachty, po nieruchomości i sprzęt IT. Każdy rodzaj przedmiotu leasingu może wiązać się z innymi procedurami odzyskiwania, co oznacza często konieczność indywidualnego podejścia i dużej dozy elastyczności. Na przykład, odzyskiwanie pojazdów może wymagać współpracy z firmami transportowymi, podczas gdy odzyskiwanie maszyn przemysłowych może wiązać się z koniecznością zaangażowania ekspertów technicznych do oceny stanu urządzeń.

Dodatkowym utrudnieniem jest sytuacja, gdy przedmioty leasingu znajdują się za granicą. W takich przypadkach potrzebna jest współpraca z lokalnymi władzami i firmami windykacyjnymi, a to generuje dodatkowe koszty i wymaga zrozumienia obcych systemów prawnych. Nawet jeśli przedmiot znajduje się na terenie UE może się okazać, że zasady współpracy np. z policją w Grecji czy Francji różnią się diametralnie.

W niektórych sytuacjach sprawa nieodzyskanej należności wiąże się z koniecznością złożenia zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa. Może to dotyczyć przypadków, w których leasingobiorca celowo ukrywa przedmioty leasingu lub dokonuje za ich pomocą przestępstwa. Procesy te są skomplikowane i wymagają ścisłej współpracy z organami ścigania oraz prowadzenia dodatkowych postępowań prawnych.

Liczy się czas

 Jednym z istotniejszych czynników w odzyskiwaniu należności jest czas. Im szybciej podejmie się odpowiednie działania, tym większa szansa na odzyskanie pieniędzy. Zwlekanie i liczenie na dobre intencje może prowadzić do jego niewypłacalności, co znacznie utrudnia odzyskanie należności. Wiele osób mających do spłacenia należność obiecuje zapłatę „za tydzień” czy „za miesiąc”, a ostatecznie przestaje odbierać telefony i odpisywać na wiadomości.

Czy outsourcing jest rozwiązaniem?

Przekazanie sprawy specjalistycznej firmie zajmującej się zarządzaniu wierzytelnościami od razu po przeterminowaniu wierzytelności może całkowicie odmienić przebieg sytuacji. Specjalista zwróci uwagę na wysokość dochodzonej należności, dostępne dokumenty oraz przeprowadzi weryfikację leasingobiorcy w systemach informacji związanych z ogłoszeniem upadłości i restrukturyzacji.

Profesjonalne firmy windykacyjne często oferują usługi windykacji polubownej. W ramach callcenter pracownicy przeprowadzają rozmowy i negocjacje z dłużnikami, przypominając o zadłużeniu za pomocą SMS-ów i e-maili. Sam fakt, że sprawą zajmuje się profesjonalny podmiot, często skłania dłużników do szybszej spłaty.

Niektóre podmioty oferują również usługi windykacji terenowej i detektywistycznej, co umożliwia dokładną weryfikację majątku leasingobiorcy. Dzięki temu można już na etapie składania pozwu wnioskować o zabezpieczenie roszczenia, co zwiększa szansę na skuteczne odzyskanie należności. Zlecenie sprawy firmie windykacyjnej i kancelarii prawnej może również uchronić przed ponoszeniem dodatkowych kosztów w przypadku niewypłacalności klienta.

Cały proces zarządzania wierzytelnościami w jednym miejscu

Czy to oznacza, że firmy leasingowe muszą na każdym etapie procesu odzyskiwania należności nawiązywać współpracę z różnymi podmiotami, takimi jak kancelarie prawne, callcenter czy firmy windykacyjne? Problem ten został dostrzeżony przez niektóre firmy oferujące usługi zarządzania wierzytelnościami, które postanowiły stworzyć bardziej zintegrowane rozwiązania. Z potrzeby usprawnienia całego procesu powstał projekt RL Hub, będący wspólnym produktem AVS Polska oraz kancelarii prawnej RK Legal. Oferuje on kompleksowe rozwiązanie dla firm leasingowych, łącząc w jednym miejscu pełną obsługę prawną i windykacyjną, zarówno polubowną, jak i sądową, a także prowadzenie postępowań egzekucyjnych. RL Hub zapewnia równocześnie usługi windykacji terenowej, które obejmują bezpośredni kontakt z klientami firm leasingowych i działania w terenie mające na celu odzyskanie przedmiotu leasingu. Windykatorzy terenowi podejmują rozmowy, prowadzą negocjacje oraz monitorują spłaty zadłużeń.

Dzięki doświadczeniu RL Hub na rynku zarządzania wierzytelnościami oraz faktowi, że wszystkie usługi świadczy jeden podmiot, firmy leasingowe nie muszą przenosić spraw i danych między różnymi podmiotami. Taka centralizacja procesów nie tylko upraszcza zarządzanie wierzytelnościami, ale również minimalizuje ryzyko błędów wynikających z przekazywania informacji i dokumentacji, na przykład w kontekście bezpieczeństwa RODO. Wpływa to również na większą kontrolę nad procesem i spójność podejmowanych kroków, co przekłada się na szybsze i bardziej skuteczne odzyskiwanie należności i przedmiotów leasingu.

Zapobiegać zamiast leczyć

Jednym z możliwych kroków w usprawnieniu zarządzania wierzytelnościami jest przeprowadzenie audytu procesu wierzytelnościowego. Taki audyt obejmuje zbadanie skuteczności monitoringu należności,analizę RODO, audyt prawny, ale też na przykład audyt stocków dealerskich. Na podstawie wyników audytu możliwe jest wdrożenie odpowiednich narzędzi i procedur, które poprawią efektywność działań danej firmy leasingowej.

Z kolei w ramach usług specjalistycznych, RL Hub prowadzi działania detektywistyczne, takie jak raporty majątkowe, analizy anty-fraudowe oraz poszukiwanie osoby posiadającej do spłaty należność. Dzięki tym działaniom możliwe jest między innymi dokładne zweryfikowanie majątku klienta oraz podjęcie odpowiednich kroków zabezpieczających wierzytelności.

W ramach RL Hub może być prowadzony zarówno etap polubowny, jak i sądowo-egzekucyjny. W pierwszym etapie, specjaliści prowadzą negocjacje, przypominają o zadłużeniu za pomocą telefonów, SMS-ów i e-maili oraz starają się wypracować z dłużnikiem plan spłaty, który będzie akceptowalny dla obu stron. Dzięki temu wiele spraw udaje się rozwiązać szybko i bez dodatkowych kosztów.

Jeżeli etap polubowny nie przyniesie oczekiwanych rezultatów, najczęściej przechodzi się do etapu sądowo-egzekucyjnego. W tym procesie prawnicy przygotowują i składają pozwy do sądu, reprezentują firmę leasingową podczas rozpraw, a po uzyskaniu wyroku prowadzą egzekucję należności.

Jak podejść do zarządzania wierzytelnościami w leasingu? 

Najlepiej mając kontrolę nad całością procesu, od wczesnego monitoringu płatności po dalsze etapy – windykacyjny i sądowy. Dane pokazują, że leasing staje się coraz bardziej popularną formą finansowania. Druga strona medalu jest taka, że rośnie też liczba spraw w działach windykacji firm leasingowych, przez co muszą one szukać rozwiązań, które pomogą już na wczesnym etapie zidentyfikować potencjalny problem ze spłatą i usprawnić cały proces zarządzania wierzytelnościami. Zintegrowane usługi, takie jak te oferowane przez RL Hub, pozwalają na oszczędność czasu i kosztów, zwiększają efektywność działań windykacyjnych oraz zapewniają bezpieczeństwo danych. Warto inwestować w nowoczesne narzędzia i usługi, które umożliwiają lepsze zarządzanie wierzytelnościami i pomagają zmniejszyć ryzyko finansowych strat.

Autor: Martyna Karolak, Business Development Department, RK Legal